Kontrollens rolle og kontrollørs oppgaver

I merkeordningen er det kontrollør som på vegne av sertifiseringsmyndigheten gjennomgår all dokumentasjon og leverer en innstilling om godkjenning/ikke godkjenning av reisemålet.

Beskrivelse av en kontroll

• Kontrollens rolle er å verifisere besvarelsen og sikre at dokumentasjonen underbygger leveransen
• Kontrollen foregår både ved en gjennomgang av leveransen i portalen og ved et kontrollbesøk på reisemålet
• Det foretas kontroll når reisemålet har ferdigstilt sin leveranse i portalen. Kontrollen vil da skje "online" i portal + "onsite" på reisemålet når leveransen i portalen er gjennomgått
• En "online" kontroll handler om at kontrollør gjennomgår og gir et score til hver indikator. Er indikatoren misforstått eller mangelfullt besvart er det en dialog mellom prosjektleder og kontrollør og reisemålet for anledning til å rette opp.
• Hver indikator gis en score avhengig av hva besvarelse og dokumentasjon viser. Score som kan gis er 0, 1, 2, - og 3. Score gis avhengig av gjennomførte tiltak og dokumentasjon av disse. Score på indikatorer summeres og samles pr tema, og reisemålet må levere en prosentvis fremgang på tema ved hver remerking.
• Når «online»-kontroll er gjennomført og klar vil «onsite» kontrollbesøk planlegges. Et "onsite" kontrollbesøk skal underbygge at "kart og terreng stemmer". Kontrollen innebærer møter med beslutningstakere og aktører i kommune, næring og sivilsamfunn. Kontrollbesøket vil omhandle konkrete spørsmål eller usikkerhet rundt leveransen i tillegg til gjennomgang av reisemålets arbeid og planer for reisemålsutvikling. Enkelttiltak og gode case presenteres.
• Kontrollørs gjennomgang, observasjoner og vurderinger samles i en kontrollrapport som viser til viktige funn, bekreftelser og eventuelle mangler. Denne danner, sammen med reisemålets leveranse i portalen, et grunnlag for endeling godkjenning.
• Merkeordningen har høye krav til dokumentasjon. Dette vil si at svar på en indikator må underbygges med relevant dokumentasjon. Dette kan være en plan, en undersøkelse/analyse, visning av utregninger, eksempler på informasjon og markedsføringsmateriell, gjeldende forskrifter og regelverk, verneplaner, besøksforvaltningsplaner mm.

Kontrollørs oppgave og ansvar

Kontrollørs oppgave og ansvar er å påse at besvarelse og dokumentasjon oppfyller kravene til den enkelte indikator. Dersom reisemålet har spørsmål til en indikator som reisemålets prosessveileder heller ikke kan svare på, kan kontrollør kontaktes. Spørsmål til kontrollør skal være knyttet til forståelse/definisjon av et kriterie eller en indikator. Det er ikke anledning til å be om forhåndsgodkjenning av besvarelse eller dokumentasjon. Kontrollør har rett og plikt til å be om den dokumentasjon som trengs for å tildele korrekt score.

Poengtildeling

Score tildeles på indikatornivå. Hver indikator har mulighet for tildeling av 0-2 eller 0-3 i score. 

0 - ingen plan eller dokumentasjon.

1 - plan som beskriver planlagt handling eksisterer

2 - plan og dokumentasjon på gjennomført handling eksisterer

3 - plan, dokumentasjon og positiv utviklingstrend (tildeles ikke ved førstegangs merking)

En indikator kan også vurderes som ikke relevant for det aktuelle reisemålet. Hvorvidt en indikator vurderes som Ikke relevant avgjøres av kontrollør på bakgrunn av fremlagt argumentasjon og dokumentasjon. Indikatoren trekkes da ut av beregningsgrunnlaget for det aktuelle kriteriet.

Ved gjennomgang skal kontrollør kun positivt verifisere om indikatoren er planlagt, gjennomført, har positiv trend/resultater eller er Ikke relevant - det er en «enten – eller» vurdering på indikatornivå.

Eksempel 1

Kriterie A1: Bærekraftig reiseliv skal være integrert i relevante planer og strategier regionalt og kommunalt

• Indikator A1-1-1: Er bærekraftig reiseliv beskrevet i kommunal(e) og/eller regional(e) planer og strategier slik at fremtidig ressursforvaltning og verdiskaping er ivaretatt?
  Her vil typisk dokumentasjon for 2 poeng være 1-3 vedtatte, regionale plandokumenter og/eller strategier hvor bærekraftig reiseliv er beskrevet og innarbeidet.
• Indikator A1-1-2: Har kommunen(e) fattet politisk vedtak om å være en aktiv bidragsyter for å oppnå merket for bærekraftig reisemål?
  Her vil nødvendig dokumentasjon for 2 poeng være protokoll fra kommunestyremøte(r) med vedtak som bekrefter indikatoren.

Eksempel 2

Kriterie D6-2: Destinasjonsledelsen skal ta initiativ til å iverksette et opplæringsprogram for reiselivsansatte som inkluderer kunnskap om bærekraftig reiselivsutvikling.

• Indikator D6-2-1: Andel bedrifter som deltar / har deltatt i opplæringsprogrammet
  Her vil typisk dokumentasjon for 2 poeng være intern oversikt (næringsoversikt) som viser samtlige reiselivsbedrifter, hvilke som har deltatt i opplæringsprogrammet og utregnet andel.
• Indikator D6-2-2: Andel reiselivsbedrifter hvor mer enn 60% av de ansatte har deltatt i opplæringsprogram.
  Her vil typisk dokumentasjon for 2 poeng være samme oversikt som over, hvor deltagende bedrifter med mer enn 60% deltakelse fra ansatte er markert med utregnet andel. Indikatoren kan også besvares med resultat fra Bedriftsundersøkelsen, dersom svarprosenten er tilfredsstillende.