Priser -og prosjektkostnader

Prosjektroller og organisering

God organisering og rolleforståelse er avgjørende for å lykkes med arbeidet i Merket for bærekraftig reisemål. Det er mange roller som skal fylles med riktig kompetanse. Det er også vesentlig å involvere bredt i arbeidet slik at prosjektet legger grunnlag for et bredt engasjement.

Prosjektlederens rolle og ansvar

Ansvar for gjennomføring og fremdrift

Frem mot første gangs merking etableres et eget prosjekt. Ansvarlig for prosjektet er gjerne destinasjonsselskapets leder, mens prosjektleder er selve navet i prosjektet. Det er prosjektansvarlig (PA) som engasjerer prosjektleder (PL), som har det operative ansvaret for prosjektet. Prosjektansvarlig setter også sammen en kompetent og relevant styringsgruppe som prosjektleder rapporterer til.

Prosjektlederansvaret innebærer gjennomføring av beslutninger foretatt i styringsgruppen, involvering og mobilisering, koordinering av oppgaver og leveranser, gjennomføring av undersøkelser og dokumentasjon i portalen. Prosjektleder er ansvarlig for å utarbeide en prosjektplan for prosjektet.

Prosjektleder bør brenne for bærekraftig reiseliv, og ha erfaring som er relevant, som miljøarbeid/bærekraft, reiseliv og reisemålsutvikling/lokalsamfunnsutvikling. Å kjenne til reisemålet og ressurser som er involvert og/eller som bør involveres i arbeidet, vil være en styrke.

Det er mange oppgaver som skal løses, og oppgavene strekker seg fra motivasjon /mobilisering av andre til oppgaver knyttet til gjennomføring av undersøkelser, utregninger og forberedelse til leveranse. Oppgavene krever ulike kompetanseområder, og det vil være en klar styrke at man både har engasjementet og evnen til å se det store bildet – og ha fremdrift på detaljene. Prosjektleders evne til å samordne og motivere andre er viktig for et vellykket prosjekt.

Beskrivelse av arbeidsprosessen gir mer innsikt i konkrete oppgaver og leveranser, og Prosjektlederprosessen (PLP) fra Innovasjon Norge beskriver mer utfyllende prosjektleders rolle. Her finner en også råd og veiledning om organisering av prosjekt generelt.

Kvalifisering

Det anbefales å engasjere en lokal prosjektleder for å sikre at kunnskapen etter prosjektgjennomføring blir igjen på reisemålet. I prosjektlederrollen er det en fordel å kjenne de lokale forholdene. Viktig for gjennomføring er god kontakt mot reiselivet og god kontakt mot kommunen. Samarbeid og evne til å få folk med i prosessen avgjør ofte hvor sterk forankring og hvor gode effekter prosjektet gir. Det er også viktig å finne en god kombinasjon av prosjektleder og prosessveileder slik at styrker og ekspertise kan utfylle hverandre. Kompetanseheving som GSTCs kurs i Sustainable Tourism tidlig i prosessen kan styrke PL i arbeidet som kommer.

Prosjektleder kan enten være en ansatt i destinasjonsselskapet e.l. som frigjøres fra andre oppgaver i prosjektperioden, eller en ekstern ressurs som leies inn i perioden.

Prosessveilederens rolle og oppgaver

Kvalifisert bistand i arbeidsprosessen

I merkeordningen stilles det krav til at reisemålene engasjerer en ekstern prosessveileder. Dette fordi merkeordningen har mange detaljer, og fordi erfaring med hvordan andre har håndtert ulike temaer, kriterier og indikatorer er til stor nytte.

Oppgavene omfatter gjerne:

· Informere om merkeordningen på reisemålet.

· Gjennomgå standarden og forventet leveranse, og bistå prosjektleder i utarbeidelse av prosjektplan.

· Gjøre hjelpemidler og verktøy tilgjengelig for prosjektleder og være godt kjent med bruk av disse.

· Bistå i utarbeidelse av handlingsplan for bærekraftig reiselivsutvikling og sikre at nødvendige tiltak inkluderes.

· Bistå med råd og veiledning ved besvarelse av det enkelte kriterium/indikator.

· Følge opp arbeidets gang og bidra til god fremdrift.

Kvalifisering

Prosessveilederen må ha gjennomført et grunnkurs i merket for bærekraftig reisemål for å kunne bistå reisemål i merkeprosessen. For å kunne delta på obligatorisk grunnkurs er det en forutsetning at kandidater har akademisk utdannelse på høyskolenivå, forståelse av prosessledelse, samt kompetanse innen reiseliv og de viktigste bærekrafttema. I tillegg skal prosessveileder ha gjennomført GSTCs kurs om GSTC-D, destinasjonsstandarden. Etter gjennomført kurs kan prosessveilederen utføre oppdrag for Innovasjon Norge. For å opprettholde denne rettigheten må prosessveileder ha minst ett aktivt oppdrag siste to år og delta på oppdateringskurs. Prosessveilederen forplikter seg til enhver tid til å holde seg oppdatert på nyheter om merkeordningen.

For å lykkes som prosessveileder er det en fordel å ha:

· Gode kommunikasjonsegenskaper

· Erfaring med prosessledelse

· Evne til å engasjere og motivere

· Strukturforståelse og analysekunnskap

Prosessveilederne tilbyr sine tjenester gjennom egne foretak, og er ikke organisatorisk knyttet til Innovasjon Norge. De har et selvstendig kundeforhold overfor reisemålet, og omfanget av bistand avtales direkte mellom prosessveileder og reisemål gjennom en egen avtale. Reisemål anbefales gjerne å sjekke erfaring, referanser og kvalifikasjoner for å få en prosessveileder som vil egne seg. Reisemålene velger selv prosessveileder og inngår avtale med denne.

Kontrollens rolle og kontrollørs oppgaver

Uavhengig gjennomgang og kontroll av arbeidet

I merkeordningen er det kontrollør som på vegne av sertifiseringsmyndigheten (Innovasjon Norge) gjennomgår all dokumentasjon og leverer en innstilling om godkjenning/ikke godkjenning av reisemålet til beslutning.

Beskrivelse av en kontroll

Kontrollens rolle er å verifisere besvarelsen og sikre at dokumentasjonen underbygger leveransen

· Kontrollen foregår både ved en gjennomgang av leveransen i portalen og ved et kontrollbesøk på reisemålet

· Det foretas kontroll når reisemålet har ferdigstilt sin leveranse i portalen. Kontrollen vil da skje "online" i portal + "onsite" på reisemålet når leveransen i portalen er gjennomgått

· En "online" kontroll handler om at kontrollør gjennomgår og gir en score på hver indikator. Er indikatoren misforstått eller mangelfullt besvart, er det en dialog mellom prosjektleder og kontrollør og reisemålet får anledning til å rette opp.

· Hver indikator gis en score avhengig av hva besvarelse og dokumentasjon viser. Score som kan gis er 0, 1, 2 og 3, og for noen indikatorer er det mulig med N/A (not applicable). Score gis avhengig av gjennomførte tiltak og dokumentasjon av disse. Score på indikatorer summeres og samles pr tema, og reisemålet må levere en prosentvis fremgang på tema ved hver remerking.

· Når «online»-kontroll er gjennomført og klar, vil «onsite» kontrollbesøk planlegges. Et "onsite" kontrollbesøk skal underbygge at "kart og terreng stemmer". Kontrollen innebærer møter med beslutningstakere og aktører i kommune, næring og lokalsamfunn. Kontrollbesøket vil omhandle konkrete spørsmål eller usikkerhet rundt leveransen i tillegg til gjennomgang av reisemålets arbeid og planer for reisemålsutviklingen. Enkelttiltak og gode caser presenteres.

· Kontrollørs gjennomgang, observasjoner og vurderinger samles i en kontrollrapport som viser til viktige funn, bekreftelser og eventuelle mangler. Denne danner, sammen med reisemålets leveranse i portalen, et grunnlag for endeling godkjenning.

· Merkeordningen har høye krav til dokumentasjon. Dette vil si at svar på en indikator må underbygges med relevant dokumentasjon. Dette kan være en plan, en undersøkelse/analyse, visning av utregninger, eksempler på informasjon og markedsføringsmateriell, gjeldende forskrifter og regelverk, verneplaner, besøksforvaltningsplaner m.m.

Kontrollør/sertifisør

I merkeordningen kalles verifiseringen av leveransen for kontroll, og personen som utfører denne, for kontrollør. Det er Innovasjon Norge som tildeler avtale om kontrolloppdrag for merkeordningen. Reisemålet kan ikke selv påvirke valg av kontrollør.

Innovasjon Norge arbeider med å sikre at alle rutiner rundt kontroll foregår i henhold til internasjonale krav. Kontrollen skal bygge på internasjonale krav til organer som sertifiserer produkter, prosesser og tjenester, som angitt i ISO 17065. Reiselivets sertifiseringsorgan kan akkrediteres i henhold til GSTCs krav. Rutinene merkeordningen benytter per i dag er bygget på de internasjonale kravene, men kontrollen er ennå ikke internasjonalt akkreditert.

Kontrollørs oppgave og ansvar

Kontrollørs oppgave og ansvar er å påse at besvarelse og dokumentasjon oppfyller kravene til den enkelte indikator. Dersom reisemålet har spørsmål til en indikator som reisemålets prosessveileder ikke kan svare på, kan kontrollør kontaktes. Spørsmål til kontrollør skal være knyttet til forståelse/definisjon av et kriterium eller en indikator. Det er ikke anledning til å be om forhåndsgodkjenning av besvarelse eller dokumentasjon. Kontrollør har rett og plikt til å be om den dokumentasjon som trengs for å tildele korrekt score.

Kvalifisering

Kontrolløren utgjør et uvurderlig og essensielt ledd i kjeden som fører frem mot godkjenning. Kontrolløren opptrer utad som representant for merkeordningen, som eies av Innovasjon Norge, og har tilsvarende taushetsplikt overfor reisemålene i ordningen. Kontrollør er trent på å vurdere innholdet i leveransene og å forstå helheten reisemålene og aktørene opererer i. Kontrollorganet må inneha nødvendig kompetanse innenfor alle temaene som inngår i begrepet bærekraft i reiselivet, i tillegg til bred sertifiseringskunnskap og kompetanse på målinger og verifisering.

Kommunens rolle og oppgaver

Målrettet planlegging, tilrettelegging og forvalting

Det er destinasjonsselskapet som i de aller fleste prosjekter er prosjekteier, men kommunen har en sentral rolle i gjennomføringen sammen med ev. andre aktører som utgjør destinasjonsledelsen.

Mange kommuner har et ønske om å være attraktive for besøkende og at reiselivet skal bidra til lokal verdiskaping. Å skape gode lokalsamfunn for sine innbyggere står også sentralt. Kommunene har et utstrakt ansvar for planlegging og tilrettelegging, og det er avgjørende at disse både er motivert og aktivt involvert i leveransen.

Kommunens rolle knyttes til:

· Generell tilrettelegging for reiseliv med hensyn til fellesgoder som avfallshåndtering og toaletter (utenfor privat eiendom), risikovurdering og beredskap, klimaplaner m.m.

· Viktig planleggingsarbeid gjennom kommuneplanen, eventuelle næringsplaner og arealplanen.

· Bidra til besøksplanlegging- og forvaltning med god balanse mellom gjester og innbyggere.

· Å være en aktiv part i dialog med destinasjonsselskap, grunneiere og andre interessenter.

· Næringsutvikling og innovasjon, også i reiselivet.

· Standarden spør også om kommuneadministrasjonen er miljøsertifisert.

I merkeordningen omtales destinasjonsledelsen som de aktørene som sammen styrer/leder og utvikler reiselivet på stedet. Destinasjonsledelse beskriver samarbeidet eller partnerskapet mellom kommune, destinasjonsselskap og andre sentrale aktører som er relevante for reiselivsutviklingen. Som del av destinasjonsledelsen er kommunenes rolle å bidra aktivt i reisemålets arbeid med å oppnå og videreføre arbeidet med Merket for bærekraftig reisemål.

Relevante oppgaver i den sammenheng er:

· Være representert i styringsgruppe og referansegruppe og bistå administrativt med dokumentuthenting (kommunale planer, protokoller, tall og statistikk – bla fra Kostra).

· Delta på møter i prosjektet, herunder bidra med innspill til handlingsplanen for prosjektet (senere handlingsplan under reisemålets reiselivsstrategi).

· Gjøre vedtak i kommunestyre(ne) om å være en aktiv bidragsyter til å oppnå merket for bærekraftig reisemål og sørge for minimum en årlig statusoppdatering i kommunestyre(ne) om utviklingen i reiselivet og arbeidet med bærekraftig reiselivsutvikling.

· Kommunestyre(ne) skal vedta eller tilslutte seg handlingsplanen som lages i prosjektperioden.

· Kommunestyre(ne) kan beslutte å bidra med finansiering.

· Være pådriver for gjennomføring av bærekrafttiltak i egen organisasjon, som igangsetting av arbeid med miljøfyrtårnsertifisering av kommunen.

· Delta aktivt i relevante samarbeidsprosjekter som skal utvikle reisemålet i en bærekraftig retning.

· Sammen med destinasjonsselskapet beslutte organisering og finansiering av bærekraftarbeidet etter tildeling av merket og frem mot neste remerking.