Søknadsprosesser for internasjonale kongresser
____________
For å vinne internasjonale kongress til Norge, presenterer vi typiske 7 steg i prosessen, fra initiativ til vunnet arrangement. Her forklarer vi hvordan man kan gå frem:
1. Søknad
Det å være vertskap for en internasjonal kongress i et land eller en by kreves i de fleste tilfeller et engasjement fra det lokale fagmiljøet. I de aller fleste tilfeller vil den nasjonale fagmiljøet ha behov for støtte i initiativet og vil stå ansvarlig for ledelsen av kongressen.
Etter å ha fått et slikt engasjement fra den internasjonale organisasjonen miljøet tilhører, kan det utarbeides formelle invitasjoner og søknadsprosessen kan starte.
2. Koordinering
Tilbudsprosessen (bid-prosessen) kan håndteres på ulike måter avhengig av destinasjonen som presenterer tilbudet. Ofte er det byens convention bureau (destinasjonsselskap), som koordinerer prosessen og som tar ledelsen og initiativ til å føre dette i pennen. Convention Bureauene tilbyr gratis tjenester ifm. å bistå fagmiljøene til å utarbeide tilbud om å søke internasjonale organisasjon. Convention bureauet tar ofte ansvaret for å samle relevante aktører sammen med fagmiljøet for å forene et ‘bid team’ som skal jobbe sammen for å oppnå et vellykket tilbud.
3. Forberedelser
Bid teamet som skal jobbe med søknaden består ofte av convention bureauet, kongressenteret eller den aktuelle venuen / institusjonen der kongressen skal holdes. Det er også i denne fasen at en Professional Congress Organiser (PCO) involveres dersom det er behov for tjenester til håndtering av budsjetter, påmeldinger, gjennomføring og finansiell kontroll på kongressen. Fagmiljøet er den formelle søkeren og er den mest sentrale parten i bid teamet. Convention Bureaet og de andre profesjonelle partnerne hjelper fagmiljøet til å svare ut bid manualen for å et best mulig resultat.
4. Søke
Fagmiljøet står som oftest som avsender på søknaden og styrker søknaden ved å involvere støttebrev fra regionale eller nasjonale myndigheter, samt å sikre at finansiering av arrangementet er på plass. Det være seg regjeringsmedlemmer, ordfører, byråd eventuelt andre nasjonale og aktuelle personer eller institusjoner som kan styrke søknaden. Denne forankringen kan være avgjørende for å vinne kongressen til sin by.
5. Evaluere
Det er ofte stor konkurranse om å arrangere kongresser og internasjonal organisasjon vil i de fleste tilfeller lage en såkalt ‘shortlist’ av de meste egnede destinasjonene som har søkt om kongress i forberedelse til en visningstur (site inspection).
6. Site inspection
Dette besøket er ekstremt viktig og trenger stort engasjement, helst fra alle aktørene i dette samarbeidet; offentlige myndigheter, convention bureauet, PCO’en (om valgt), hotellpartnere, lokalt flyselskap, transport leverandører og selvfølgelig kongressenteret/venuen. Engasjementet til presidenten for den nasjonale foreningen kan også være av stor betydning ved å ta opp faglige problemstillinger og i møte med representant(er) fra den internasjonale organisasjonen som er på besøk og vurderer. Det finnes en rekke viktige tips for en vellykket inspeksjon, og tids- og detaljplanlegging kan være avgjørende.
Et av viktigste og mest kritiske punktene ved en inspeksjon på stedet er åpenhet. For å oppnå dette, bør folk involvert i inspeksjonen være forberedt på å svare på spørsmål tilknyttet f.eks. sikkerhet; infrastruktur; transport; overnatting; avstander fra venue til sentrum og offisielle hoteller, vær osv.
7. Beslutning
Før beslutningen tas må gjerne de ulike kandidatene presentere konseptet og destinasjonen enten til det internasjonale styret eller til medlemmene. Dette gjøres gjerne enten før eller etter en site inspection. Beslutningen om vertsby tas som regel av organisasjonens øverste organ, eventuelt stemmes frem av generalforsamlingen / organisasjonens medlemmer. Når kongressen er vunnet startes inngående planlegging for gjennomføring av kongressen.