Søknadsprosesser for internasjonale kongresser

2. Koordinering

Tilbudsprosessen (bid-prosessen) kan håndteres på ulike måter avhengig av destinasjonen som presenterer tilbudet. Ofte er det byens convention bureau (destinasjonsselskap), som koordinerer prosessen og som tar ledelsen og initiativ til å føre dette i pennen. Convention Bureauene tilbyr gratis tjenester ifm. å bistå fagmiljøene til å utarbeide tilbud om å søke internasjonale organisasjon. Convention bureauet tar ofte ansvaret for å samle relevante aktører sammen med fagmiljøet for å forene et ‘bid team’ som skal jobbe sammen for å oppnå et vellykket tilbud.

4. Søke

Fagmiljøet står som oftest som avsender på søknaden og styrker søknaden ved å involvere støttebrev fra regionale eller nasjonale myndigheter, samt å sikre at finansiering av arrangementet er på plass. Det være seg regjeringsmedlemmer, ordfører, byråd eventuelt andre nasjonale og aktuelle personer eller institusjoner som kan styrke søknaden. Denne forankringen kan være avgjørende for å vinne kongressen til sin by.

6. Site inspection

Dette besøket er ekstremt viktig og trenger stort engasjement, helst fra alle aktørene i dette samarbeidet; offentlige myndigheter, convention bureauet, PCO’en (om valgt), hotellpartnere, lokalt flyselskap, transport leverandører og selvfølgelig kongressenteret/venuen. Engasjementet til presidenten for den nasjonale foreningen kan også være av stor betydning ved å ta opp faglige problemstillinger og i møte med representant(er) fra den internasjonale organisasjonen som er på besøk og vurderer. Det finnes en rekke viktige tips for en vellykket inspeksjon, og tids- og detaljplanlegging kan være avgjørende.

Et av viktigste og mest kritiske punktene ved en inspeksjon på stedet er åpenhet. For å oppnå dette, bør folk involvert i inspeksjonen være forberedt på å svare på spørsmål tilknyttet f.eks. sikkerhet; infrastruktur; transport; overnatting; avstander fra venue til sentrum og offisielle hoteller, vær osv.