Søknadsprosesser for internasjonale arrangementer
____________
For å vinne internasjonale arrangement til Norge, er det ofte 7 steg i prosessen, fra initiativ til vunnet arrangement. Her forklarer vi hvordan man bør gå frem:
1. Initiativ
Det kommer gjerne et initiativ fra et forbund, en klubb eller en nasjonal organisasjon som ønsker å søke om et internasjonalt arrangement til Norge. Dette kan være mesterskap innen ulike idrettsgrener, til andre konkurranser innen idrett, kultur og bedrifter.
2. Koordinering
Søknadsarbeidet koordineres og ledes av viktige interessenter, som danner en komité. Her samles aktører som alle har en interesse i at arrangementet blir lagt til Norge. Dette er ofte den lokale klubben eller kretsen, nasjonalt forbund, sponsorer, anlegg eller arenaen, kommune og fylkeskommune, og destinasjonsselskap (Visit selskapet). Disse danner en søknadskomité, som gjerne koordineres av destinasjonsselskapet og/eller initiativtaker.
3. Forberedelser
Den lokale eller nasjonale søknads komitéen utarbeider en søknad i henhold til håndboken / bid manualen. Her forklares det hvordan søknadskonseptet og destinasjonen møter kravene satt fra det internasjonale forbundet eller organisasjonen. Ofte bør man hente inn støttebrev fra regionale eller nasjonale myndigheter og sikre at finansiering av arrangementet er på plass.
4. Søke
Oftest er det nasjonale forbundet avsender i søknaden, i samarbeid med de andre interessentene. Søknaden sendes inn til det internasjonale forbundet eller organisasjonen, og ofte er det sterk konkurranse mellom flere andre steder og land.
Her er eksempler på søknader:
Narvik: FIS Alpine World Ski Championship 2027
5. Evaluere
Den internasjonale organisasjonen evaluerer alle søknadene til det aktuelle arrangementet og lager en innstilling (short-list) over de mulige vertslandene eller byene. Ofte lages det en innstilling av de tre beste kandidatene.
6. Site inspection / visning
Det internasjonale forbundet eller organisasjonen kommer på visningstur for å vurdere byen og areaens egnethet for arrangementet. Denne visningsturen arrangeres gjerne av destinasjonsselskapet, som er erfarne på å sette sammen programmer som viser frem konseptet og stedet på en god måte. Her “selger du inn” destinasjonen, konseptet og innholdet i arrangementet på best mulig måte, noe som krever aktiv deltagelse av samtlige interessenter.
7. Beslutning
Før beslutningen tas må gjerne de ulike kandidatene presentere konseptet og destinasjonen enten til det internasjonale styret eller til medlemmene. Dette gjøres gjerne enten før eller etter en site inspection. Beslutningen om vertsby tas som regel av organisasjonens øverste organ, eventuelt stemmes frem av forbundets medlemmer.
Når arrangementet er vunnet etableres det ofte et eget selskap som står for gjennomføring av arrangementet.
Institute for Human Rights and Business (IHRB) har utarbeidet en mer detaljert veileder, Bidding to Host Mega-Sporting Events, som kan være nyttig å se nærmere på.
Ønsker du å søke om et internasjonalt arrangement?
Kontakt oss eller ditt destinasjonsselskap direkte.